Сведения из электронной трудовой книжки

‍Лица, имеющие доступ к электронной трудовой книжке

Если работник не передал работодателю заявление о переходе на электронную трудовую книжку, то Пенсионный фонд будет вносить записи в электронную книжку на основании сведений, переданных работодателем. Но эта информация предназначена исключительно для внутренней работы и доступ к ней никто не получит, включая работника.

Но при передаче заявления о переходе на электронный формат работодатель уведомит об этом ПФР по форме СЗВ-ТД. С этого момента работник сможет ознакомиться с информацией в трудовой книжке. Никому более доступ к информации из электронной трудовой книжки не предоставят.

Сведения, хранящиеся в документе

Информацию для электронных трудовых книжек передает работодатель на основе кадровой документации. Эти сведения регулярно передаются в Пенсионный фонд по форме СЗВ-ТД, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 25 декабря 2019 г. № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений».

В результате обмена информацией у работодателя и в ПФР остается на хранении одинаковая информация о важных фактах трудовой деятельности работника по требованиям Трудового кодекса: о трудоустройстве, занимаемой должности, повышении, переводе, увольнении и пр. Все те сведения, которые содержит сегодня бумажная трудовая книжка – есть и в ее электронном аналоге.

Перечень сведений электронной трудовой книжки

Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:

• Информация о работнике;
• Даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
• Место работы;
• Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);
• Должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
• Вид поручаемой работы;
• Основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
• Причины прекращения трудового договора.

Законодательство об электронных трудовых книжках

Переход на электронные трудовые книжки предусмотрен следующими нормативными правовыми актами:

— Федеральным законом от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», которым внесены изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации и установлена возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде;

— Федеральным законом от 16 декабря 2019 №  436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», которым введена обязанность работодателей с 1 января 2020 года представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности;

— Федеральным законом от 24 апреля 2020 г. № 136-ФЗ «О внесении изменений в статьи 2 и 11 Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», которым Правительству Российской Федерации дано право устанавливать особый порядок и сроки представления в ПФР сведений о трудовой деятельности;

— Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 апреля 2020 г. № 590 «Об особенностях порядка и сроках представления страхователями в территориальные органы Пенсионного фонда Российской Федерации сведений о трудовой деятельности зарегистрированных лиц», которым установлены новые сроки представления в ПФР сведений о трудовой деятельности с 26 апреля 2020 года.

Как и где посмотреть электронную трудовую книжку

Сегодня работникам доступно четыре способа получения информации из электронной трудовой книжки, включая дистанционные (через портал Госуслуги и ПФР). Услуга предоставляется бесплатно, а сроки получения выписки зависят от выбранного способа для формирования запроса.

Преимуществом получения сведений из электронной книжки через сайт ПФР и портал Госуслуги является то, что документ формируется максимально быстро – в тот же день.

Что означает формирование сведений о трудовой деятельности?

С февраля 2020 года работодатели начнут предоставлять в Пенсионный фонд новый вид персонифицированной отчетности — отчет по форме СЗВ-ТД. Отчет будет содержать основные сведения о трудовой деятельности работников. Храниться эти сведения будут в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.

Работодатели будут формировать и предоставлять отчет по форме СЗВ-ТД независимо от того, продолжат ли они вести бумажную трудовую книжку на работника или он откажется от нее.

Сведения о трудовой деятельности работников будут поступать в информационные системы Пенсионного фонда РФ и храниться там же в цифровом формате. У работодателей не будет доступа к этой информационной системе.

• Работодатели не будут вести бумажные трудовые книжки на работников, которые впервые трудоустроятся с 1 января 2024 года. Таким работникам будут предоставляться только сведения об их трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
• Остальные работники — на кого до 2024 года была заведена трудовая книжка — до 31 декабря 2020 года включительно должны подать письменное заявление работодателю в произвольной форме с просьбой:

Вариант 1. Продолжить вести бумажную трудовую книжку

После можно в любой момент подать заявление работодателю и перейти на формат предоставления сведений о трудовой деятельности: и в 2024-м, и в 2025-м, и в 2035-м, и в любом другом году. Только работник решает, хочет он отказаться от бумажной трудовой книжки или нет.

Вариант 2. Отказаться от бумажной трудовой книжки и перейти на предоставление сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ

А если работник передумает и захочет вернуться к бумажной трудовой книжке? Нельзя.

Получив заявление, работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки работнику с записью о том, что работник подал заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. С этого момента работодатель освобожден от ответственности за ведение и хранение трудовой книжки. Работник будет отвечать за ее сохранность сам.

Если ему нужно будет предоставить сведения о своем трудовом стаже в банк или в посольство, то он принесет свою трудовую книжку, а у работодателя запросит сведения о трудовой деятельности у него после даты выдачи трудовой книжки.

Работник также сможет получить сведения о своей трудовой деятельности:

• в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
• в Пенсионном фонде Российской Федерации на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;
• через единый портал государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Пенсионный фонд РФ разрабатывает административный регламент предоставления работнику сведений о трудовой деятельности.

Работнику, который до 31 декабря 2020 года включительно не предоставит работодателю заявление, надо продолжать вести бумажную трудовую книжку.

Как получить выписку из электронной трудовой книжки?

Ранее для получения выписки нужно было обратиться к своему работодателю с заявлением, тот готовил копию, заверял её и выдавал сотруднику.

До конца 2020 года работники должны определиться, каким образом будет дальше учитываться их трудовая деятельность — только в электронном формате, или будет дублироваться по-старому в бумажную книжку. Выбор осуществляется с помощью подачи заявления до 31 декабря 2020 года.

Независимо от выбора сотрудника все записи будут обязательно вноситься в электронную трудовую книжку (если работник захочет, то и в бумажную). Если в трудовой деятельности сотрудника происходит какое-то изменение (перевод, прием на работу, увольнение или иное событие), то работодатель заполняет отчет по форме СЗВ-ТД с данной информацией и предоставляет его в ПФР.

С того момента, как форма СЗВ-ТД будет подана впервые, начнется электронный учет. Бумажная книжка либо продолжает вестись в том же порядке, либо выдается на руки сотруднику для сохранения и подтверждения стажа до конца 2020 года.

Если работнику потребуется выписка из электронной книжки, то он может в любой момент получить одним из следующих четырех способов:

1. запросить у работодателя;
2. самостоятельно посмотреть на сайте госуслуг;
3. оформить в отделении ПФР или через сайт фонда;
4. получить в МФЦ.

Важно, что в электронной книжке данные содержатся только за периоды, начиная с 2020 года. Сведения о трудовой деятельности за более ранние периоды можно посмотреть в бумажной книжке.

Как сделать у работодателя?

Один из способов оформления выписки — это подача запроса работодателю. Воспользоваться данным способом получения сведений из электронной трудовой книжки можно только в том случае, если был осуществлен переход на цифровой учет трудовой деятельности, то есть если работник подал соответствующее заявление до конца 2020 года.

Текущий работодатель может предоставить информацию только за время работы работника у себя. Доступа к трудовой деятельности сотрудника у предыдущих работодателей у него нет, поэтому полностью выписку за все периоды работы получить не получится.

Если нужно посмотреть все записи в электронной книжке, то нужно сделать это самостоятельно на сайте госуслуг или обратить в ПФР. Если такой возможности нет, то можно обращаться к каждому отдельному работодателю для получения сведений  о работе у него. Каждая организация предоставить такую выписку.

Выписку работодатель оформляется по типовой форме СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем». В том числе такая форма выдается в обязательном порядке при увольнении.

Чтобы получить такую выписку по форме СТД-Р, нужно написать работодателю заявление с соответствующей просьбой.

Как посмотреть самостоятельно на сайте госуслуг?

Более удобный способ получения необходимой выписки — это воспользоваться Порталом госуслуг.

Чтобы работник мог получить какие-то сведения из электронной книжки, нужно, чтобы работодатель подал какую-то информацию в ПФР с помощью формы СЗВ-ТД — например, о переходе на цифровой учет данных, приеме на работу, увольнении, переводе.

Как только Пенсионный фонд получит первичную информацию о сотруднике, он сможет вести электронный учет. Если работодатель подает сведение о выборе электронной книжке с помощью СЗВ-ТД, то в этой же форме будет содержаться и последняя запись из бумажной трудовой книжки на 01.01.2020.

Чтобы воспользоваться услугой получения выписки через сайт госуслуг, нужно зайти в личный кабинет, указав логин и пароль. Далее нужно найти нужную услуг, находится она в разделе «Услуги» — «Работа и занятость» — «Трудовое право». Наименование услуги — «Выписка из электронной трудовой книжки».

Можно также ввести ее название в строку поиска на главной странице госуслуг.

Пошаговая инструкция

Предлагаем пошаговый алгоритм получения выписки из электронной книжки через госуслуги:

• Шаг 1: Выбор услуги

• Шаг 2. Получение услуги

• Шаг 3. Подача заявления.

На этом этапе нужно проверить, что правильно указаны ФИО, СНИЛС и дата рождения, после чего нажать «Подать заявление».

Далее нужно дождаться, когда придет выписка, оформлена она будет по форме СТД-ПФР. Обычно документ приходит в тот же день.

Пример формы СТД-ПФР:

Выписка будет заверена электронной подписью сотрудника Пенсионного фонда, которая имеет юридическую силу. Нужно распечатать документ и использовать его по назначению.

Сведения могут быть предоставлены только за период с 01.01.2020 и только в случае, если работодатель подавал какие-то сведения в ПФР с помощью формы СЗВ-ТД.

Если выписка пустая, значит, информация в ПФР не подана, либо работник не подал заявление на работу о переходе на электронное ведение книжки. Подать такое заявление нужно до 31.12.2020.

Как сделать в ПФР или МФЦ?

Если нужна бумажная форма выписки с рукописной подписью, или просто нет возможности зайти в учетную запись на госуслугах, то можно обратиться в отделение ПФР или МФЦ по месту жительства.

Сведения выдаются по форме СТД-ПФР, для их получения нужно заполнить типовой заявление, получить его можно по месту обращения.

Можно также оформить выписку на сайте ПФР, если есть авторизованный личный кабинет. Запрос можно подать по ссылке «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности».

Что представляет собой выписка из трудовой книжки

Выписка из трудовой книжки — это сведения о деятельности работника, формируемые работодателем на основании записей из трудовой и выдаваемые по запросу работника для представления по месту требования.

До 2020 года, когда существовал исключительно бумажный формат книжек, вопросов о получении выписки из нее у работников не возникало. Они обращались к работодателю, у которого хранились трудовые, и тот в течение трех рабочих дней выдавал выписку из книжки или заверенную копию.

Начиная с 2020 года в связи с переходом на электронные трудовые у работников появилось право отказаться от ведения бумажной книжки. В этом случае работодатель обязан выдать документ на руки работнику и никаких записей более не вносить. Вся информация о трудовой деятельности человека, его местах работы с момента отказа формируется в электронном варианте и хранится в информационных системах Пенсионного фонда.

Лицо, выбравшее электронный формат книжки, может получить выписку не только у работодателя, но и в отделении ПФР. Причем работодатель сформирует документ по форме СТД-Р, а фонд — по форме СТД-ПФР. Обе формы утверждены приказом Минтруда России от 20.01.2020 № 23н.

Выдаст ли работодатель выписку из электронной трудовой книжки при увольнении?

Выписка из электронной трудовой книжки СТД-Р входит в комплект документов, которые работодатель обязан выдать работнику при увольнении. Она выдается в последний рабочий день без заявления.

Однако выписку из электронной трудовой получат только те работники, которые подали заявление об отказе от бумажной книжки. Следовательно, тем, кто не отказался от бумажного варианта или не предоставил соответствующего заявления работодателю, на руки выдадут привычную трудовую с записью об увольнении.

Если продолжающему работать сотруднику понадобится выписка, ему нужно написать заявление в адрес работодателя. Последний в течение трех рабочих дней должен составить документ и передать его заявителю.

Выписка может быть сформирована работодателем как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Документ по форме СТД-Р содержит сведения о трудовой деятельности по конкретному месту работы. В отношении прочих мест информацию можно найти в форме СТД-ПФР, заказанной в ПФР или МФЦ.

Разобраться в процедуре заполнения СТД-Р можно с помощью типовой ситуации «Как заполнить СТД-Р» в системе «КонсультантПлюс». Если у вас еще нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

***

Выписка из электронной трудовой книжки представлена двумя формами.

СТД-ПФР содержит сведения о работе застрахованного лица с момента отказа им от ведения трудовой книжки на бумаге по всем местам работы.

Получить такую выписку можно через ПФР или МФЦ либо на портале «Госуслуги».

Вторая форма — СТД-Р — формируется конкретным работодателем по текущему месту работы. Ее обязательно получают при увольнении, а в любое другое время — по запросу в течение трех рабочих дней.

Преимущества

Главное преимущество электронной трудовой книжки – это удобство. Не нужно будет относить её работодателю, он сам обратиться куда нужно и получит к ней доступ. Кроме того, в электронном документе работодатель может найти и СНИЛС, который привязывается к трудовой книжке.

Пенсионный фонд России, если у человека есть этот документ, не будет требовать дополнительные бумаги.

Также намного проще будет с оформлением выплат. Так как вся информация из трудовой книжки будет храниться в интернете, то никаких документов гражданину приносить не надо будет. Используя межведомственную связь, организация сама найдёт нужную информацию.

Не стоит забывать, что электронная трудовая книжка более надёжная. Бумажный документ может сгореть, порваться или просто потеряться, а электронный сохранён на сервере и с ним ничего не случится.

Недостатки

Главным минусом можно считать отсутствия в документе некоторой важной информации. Например, данные о полученных работниками наградах. Также туда не вносится информация о работе вахтовым методом. Вместо этого такая информация предоставляется отдельными документами.

В новом документе не будет учитываться трудовой стаж до 2020 года. То есть, чтобы подтвердить свой стаж, сразу выкидывать бумажную трудовую не стоит, так как с её помощью можно будет подтвердить трудовой стаж.

В интернете нет ничего очень надёжного. Поэтому, несмотря на то что документ будет защищён от огня, но опытные хакеры могут украсть личную информацию гражданина. Кроме того, не исключены и ошибки со стороны Пенсионного фонда, которые могут просто что-то потерять.

Пока оценок нет

Загрузка...