Бесплатная помощь от Пенсионного Юриста
Юридические консультации по спорам или конфликтам с НПФ, страховым возмещениям, отказам от выплат и пр. пенсионным вопросам. Ежедневно с 9.00 до 21.00
Москва и МО +7 (499) 938-69-44
С-Петербург и ЛО +7 (812) 467-31-78
Бесплатный звонок по России 8-800-350-57-92
Юридическая консультация

Получите квалифицированную помощь прямо сейчас! Наши адвокаты проконсультируют вас по любым вопросам.

Получить консультацию юриста

Электронная трудовая книжка

Введение трудовой книжки в электронном виде состоялось 1 января 2021 года. Благодаря ей любой работающий россиянин может без особых проблем посмотреть свой трудовой стаж. В то же время, для работодателей открываются новые возможности в кадровом учёте. Стоит отметить, что переход на электронный документ добровольный, и можно продолжать пользоваться бумажной версией трудовой книжки. Так всё-таки, что даёт электронная трудовая книжка.

Чем выписка из электронной трудовой книжки отличается от выписки о состоянии индивидуального лицевого счёта?

На «Госуслугах» и на сайте ПФР можно заказать два похожих документа, которые легко перепутать:

Извещение о состоянии лицевого счета в ПФР – таблица с суммами страховых взносов, выплаченных всеми вашими работодателями в ПФР. Данные можно использовать для проверки факта отчислений этих взносов и расчета будущей пенсии;

Выписку из электронной трудовой книжки – «Госуслуги» или ПФР направят вам на электронную почту.

Как выглядит электронная трудовая книжка

Далее расскажем про образец электронной трудовой книжки.

Работодатели сейчас выдают копии трудовых книжек по запросам сотрудников. Например, чтобы работник мог получить кредит. При увольнении работник получает оригинал бумажного документа. Также выдать оригинал книжки надо, если сотрудник оформляет пенсию.

Если ведется электронная трудовая книжка, то порядок будет другим. Каждый сотрудник сможет в любой момент в течение трех дней получить у своего работодателя сведения о работе — выписку из электронной трудовой. Если работник увольняется, то выписку надо будет предоставить ему непосредственно в день увольнения. Планируют, что такую выписку со сведениями будут выдавать по форме СЗИ-ТД .

Таким образом:

  • выписка из электронной базы данных – это и есть электронная трудовая книжка.
  • как выглядит электронная трудовая книжка? Она выглядит в виде выписка по форме СЗИ-ТД .

Какие сведения хранятся в ЭТК

В электронной трудовой книжке хранятся те же сведения о работнике, что и в классическом бумажном варианте:

  • данные о работнике;
  • даты приёма, увольнения и перевода на другую должность;
  • место работы;
  • название мероприятия (приём, перевод, увольнение);
  • должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
  • вид поручаемой работы;
  • дата, номер и вид документа;
  • причины прекращения трудовой деятельности.

Электронная трудовая книжка хранит сведения о трудовой деятельности, начиная с 1 января 2020 года. Информация о предыдущем трудовом стаже хранится в бумажной трудовой книжке.

Что нужно знать об электронных трудовых работникам

Подробно о сути изменений до 31 октября 2020 года вас должен проинформировать работодатель. Вкратце они следующие:

  1. Для уже работающих граждан переход на электронные трудовые является добровольным. Тем, кто решит обзавестись электронной трудовой (и напишет такое заявление), работодатель отдаст бумажную книжку на руки и больше не будет нести ответственности за ее хранение. Последняя запись в книжке при этом будет такой.
  2. Если есть желание сохранить документ в традиционном виде, об этом тоже нужно подать работодателю соответствующее заявление (в произвольной форме или на бланке, который даст ответственный за ведение трудовых книжек сотрудник). Тогда работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию.
  3. Те, кто впервые устроится на работу с 2021 года, будут иметь сразу электронную трудовую, бумажную им заводить никто не будет даже при их желании. Поступающим на первую работу в 2020 году бумажную трудовую еще могут оформить.
  4. При устройстве на работу электронную трудовую новому работодателю можно представлять либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. В таком же виде он будет выдавать вам ее при увольнении.
  5. Не нужно волноваться за сохранность сведений электронных трудовых книжек. ПФР гарантирует высокий уровень защищенности своих информационных систем. Фонд говорит, что сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Где и как посмотреть трудовую книжку в электронном виде

Для того, чтобы посмотреть на этот документ, нужно воспользоваться одним из следующих способов.

На Госуслугах

Сведения о трудовой деятельности в электронном формате граждане смогут получить в личном кабинете на портале Госуслуги. Полученный документ заверяется электронной подписью и имеет равную юридическую силу с бумажной версией.

Чтобы ознакомиться с информацией, которая содержится в электронной трудовой книжке, нужна подтвержденная учетная запись.

Для получения выписки необходимо придерживаться следующего порядка действий:

  • Найти услугу «Предоставление сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, содержащихся в его индивидуальном лицевом счете».

Перейти на портал Госуслуги:

  • Авторизоваться на портале.
  • Выбрать опцию «Получить услугу».
  • Заявление для формирования запроса будет сформировано автоматически по информации, которая есть в личном кабинете на портале Госуслуги. Оно включает фамилию, имя, отчество, СНИЛС и дату рождения. Остается только нажать кнопку «Подать заявление».
  • Заявлению присваивают уникальный номер, после чего выписка поступит на указанный в контактах электронный адрес.

После формирования запроса в личный кабинет на портале Госуслуги поступит выписка, включающая сведения о трудовой деятельности после 1 января 2020 года (сведения о работе до указанной даты содержатся только в бумажной версии трудовой книжки). Если в выписке указаны не все данные или она пустая, то на это может быть две причины:

  1. Работодатель еще не успел направить информацию в ПФР. Сведения передаются до 15 числа ежемесячно.
  2. Работник не передавал работодателю заявление о переходе на электронную трудовую книжку.

На сайте ПФР

Порядок получения сведений из электронной книжки в дистанционном формате будет следующим:

  1. Перейти на сайт ПФР
  • Авторизоваться в личном кабинете гражданина с использованием портала «Госуслуги».
  • Кликнуть на услугу «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности».
  • Остается отправить запрос и дождаться получения выписки на электронную почту.

Выписку из электронной трудовой книжки следует отличать от выписки о состоянии индивидуального лицевого счета (ИЛС): это два разных документа. Выписка из ИЛС – это таблица с суммами страховых взносов, которые перечислили все работодатели в ПФР. Сведения можно использовать, чтобы проверить работодателя на добросовестность: действительно ли он отчисляет взносы и в каком размере.

Проведение медосмотров работников с 1 апреля 2021. Что изменилось по новым правилам Читать Повышение зарплат в бюджетной сфере. Кому ждать наибольшей прибавки в 2021 году Подробнее С чем связан дефицит трудовых мигрантов в России вы 2021 году Смотреть

У работодателя

Работодатель вправе выдавать работнику сведения только за период работы у себя, тогда как к сведениям за периоды работы у прошлых работодателей он доступа не имеет. Такую информацию можно получить только через портал Госуслуги или Личный кабинет ПФР.

Поэтому обращаться к работодателю имеет смысл тем, у кого нет необходимости в получении полной выписки. Порядок обращения будет следующим. Работник подает письменное заявление на имя работодателя с указанием предпочитаемого формата получения выписки: в электронном или бумажном формате. При этом выписку в электронном формате работодатель сможет выдать только при наличии у него квалифицированной электронной подписи. Без ЭЦП работодатель может сформировать только бумажный вариант.

Если работник не отказался от бумажной книжки, то выписка ему не предоставляется (на основании Письма Минтруда от 16 июня 2020 г. №14-2/ООГ-8465 «О получении информации о трудовой деятельности работника, выбравшего ведение трудовой книжки…»).

В течение трех рабочих дней после поступления заявления работодатель выдаст форму СТД-Р с информацией о трудовой деятельности в организации (статья 66.1 Трудового кодекса).

Если работник увольняется, то работодатель выдает форму СТД-Р всем сотрудникам без дополнительных заявлений с их стороны. Если сотрудник уже уволился, работодатель не обязан предоставлять сведения из электронной трудовой книжки: в этом случае целесообразно обращение в ПФР, МФЦ или на портал Госуслуги.

Как будут считать зарплату в 2021 году. Изменение методики расчета МРОТ Читать Пособие по безработице 2021. Ситуация с размером максимальных выплат Подробнее Кто пойдет на пенсию в 2021 году. График выхода по годам рождения для мужчин и женщин Смотреть

В МФЦ

Для тех, кто не может обратиться к работодателю и не имеет подтвержденной учетной записи на портале государственных услуг, доступен традиционный формат получения выписки – через МФЦ.

Работник вправе обратиться за получением выписки из электронной книжки в любой удобно расположенный многофункциональный центр.

Регламент предоставления выписки содержится в Постановлении Правления ПФР от 21 января 2020 г. №46па «Об утверждении Административного регламента предоставления Пенсионным фондом Российской Федерации…». В документе отмечается, что для предоставления выписки потребуется паспорт гражданина и заявление в письменном виде (форма заявления представлена в Приложении к регламенту). При передаче документов через законного представителя его необходимо наделить доверенностью на представление интересов и заверить ее нотариально.

После передачи заявления выписку из МФЦ можно забрать в течение нескольких дней. Документ будет предоставлен только в бумажной форме.

У кого есть доступ к электронной трудовой книжке?

Первое, оно же главное. Если вы не подавали работодателю заявление о переходе на электронную трудовую книжку, то беспокоиться пока не о чем – ПФР не ведёт на вас электронную трудовую книжку. Точнее, ведёт, но исключительно внутри самого себя, и доступа к ней нет ни у кого, в том числе и у вас. Но как только вы подадите работодателю заявление о переходе на электронную трудовую книжку, а он, как и положено, уведомит об этом ПФР по форме СЗВ-ТД , так и книжка ваша станет доступна для просмотра. Причём для просмотра только вами, и никто другой доступа к ней иметь не будет!

Итак, работники, перешедшие на электронную трудовую книжку, могут запросить следующими способами:

  • на сайте «Госуслуг»,
  • в отделении ПФР лично или через сайт,
  • в МФЦ,
  • у работодателя.

Далее о каждом способе поподробней (кроме МФЦ, с которым и так всё понятно).

Получение электронной трудовой книжки

Получить электронные версии книжки может любой гражданин начиная с 1 января 2020 года. При этом переход на эту версию документа полностью добровольное. Исключением являются люди, которые начинают работать с 2021 года. Они смогут владеть только электронной версией документа.

Как осуществляется переход работника на ЭТК?

Переходить ли на ЭТК — добровольный выбор каждого сотрудника. Работодатели обязаны письменно оповестить работников о возможности перехода до 31 октября 2020 года. Свой выбор работающие граждане должны сделать до 31 декабря 2020 года.

Если сотрудник выбирает электронный формат, бумажную трудовую ему выдадут на руки. При этом документ не теряет своей значимости, и его обязательно нужно сохранить, так как в ЭТК будут содержаться сведения только с 2020 года. Следует иметь в виду, что в случае отказа от бумажной ТК, изменить свое решение работник уже не сможет.

Форма заявления на электронную трудовую книжку свободная.

Она может выглядеть, например, так:

Выбор работника будет учтен в базе данных, чтобы о нем был осведомлен ПФР, а также будущий работодатель.

Также у работника есть возможность сообщить работодателю, что он желает оставить бумажную трудовую книжку. Тогда в отделе кадров в соответствии с новыми федеральными законами от 16.12.2019 № 436-ФЗ и № 439-ФЗ будут заполнять как электронную форму, так и продолжать вносить записи в бумажный документ вручную.

Если работник решил оставить бумажную ТК, ему следует написать заявление по такому образцу:

При новом трудоустройстве право сотрудника на ведение бумажной ТК сохранится. Если работник передумает, он всегда сможет перейти на электронный формат, написав заявление работодателю по основному месту работы.

Если работник не определится с выбором и не подаст письменного заявления в отдел кадров своей организации, за ним сохранится бумажная трудовая книжка.

Однако тем, кто впервые устраивается на работу начиная с 1 января 2021 года, бумажные трудовые заводить уже не будут.

Этапы перехода на электронные трудовые книжки

Сразу скажем, что в 2020 году трудовые книжки в бумажном виде останутся, но вместе с бумажным вариантом надо будет вести электронный. Данные, которые все будут вести в электронном виде – сведения о трудовой деятельности работника.

Переход с бумажных на электронные книжки будет постепенным и предусматривает несколько этапов.

  • у работников, которые начали трудовую деятельность до 2021 года, есть выбор. До 30 июня 2020 года все работодатели должны уведомить своих сотрудников про изменения по трудовым книжкам. Далее у работника есть время подумать, нужна ему бумажная трудовая книжка или он хочет, чтобы сведения про его трудовую деятельность вели в электронном виде. Время на раздумья до 31 декабря 2020 года — к этому дню работники пишут заявления о своем выборе (бумажная книжка или электронные сведения);
  • тем, кто начнет работать в 2021 году или позднее, все трудовые книжки будут оформлять только в электронном виде.

Работодателям и работникам имеет смысл подготовиться к переходу на электронные трудовые книжки — разработать шаблоны уведомлений и заявлений, а также привести в порядок записи в бумажных трудовых. Как перейти на электронные трудовые без проблем? Приведем пошаговый алгоритм действий (инструкцию для работодателя).

Как сообщить в ПФР данные из своей трудовой

Закон ещё не вступил в силу, и точный порядок передачи сведений неизвестен. Возможно, сообщить данные о стаже можно будет через заявление в ПФР или через личный кабинет на сайте фонда, предполагают юристы.

Сколько времени потребуется сотрудникам ПФР на обновление базы и будут ли они сверять информацию от работника с данными из трудовой книжки — тоже вопрос пока открытый, добавляет руководитель департамента кадрового администрирования и сопровождения проектов кадровой компании UNITY Екатерина Киселёва.

Зачем сообщать информацию о работе ПФР

Цифровой формат более надёжный. Электронные документы не потеряешь так, как можешь потерять бумажную трудовую книжку. Это упрощает жизнь и работнику, и работодателю, поясняет главный юрисконсульт «Правокард» Анна Куклева.

Благодаря новому закону:

  • работник, который сообщил ПФР сведения о стаже, сможет быстрее восстановить утерянную трудовую книжку;
  • работник сможет в любое время получить электронную или бумажную выписку из трудовой книжки;
  • работодатель получит доступ к полной информации о трудовой деятельности сотрудника;
  • работодателю будет проще производить налоговые и пенсионные отчисления.

Закон ускорит переход на электронные трудовые книжки, отмечает Екатерина Киселёва: «До сих пор многие сотрудники не были уверены в целесообразности цифрового формата, ведь им приходилось хранить бумажную книжку, чтобы данные обо всех местах работы и трудовых достижениях не потерялись».

Перейти на электронную трудовую книжку в России можно с 2020 года. Если человек согласен на новый формат, работодатель начинает вести учёт сведений о работе только в цифровом виде. Бумажную книжку отдаёт сотруднику на руки. Значит, документ проще потерять.

«Если раньше, например, 10 тысяч трудовых книжек хранилось в одном месте и ответственность за них нёс один работодатель, то завтра он их раздаёт 10 тысячам сотрудников. Поверьте, тысяча потеряет. И неизвестно, что будет с их стажем», — отмечает юрист по трудовому праву Дмитрий Кофанов.

В статье 66 Трудового кодекса написано: трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже сотрудника. «Сегодня мы переходим на электронную базу данных, а завтра нам скажут: а принесите-ка основной документ. Ведь отказ от бумажной трудовой книжки не означает её уничтожение, записи в ней не утрачивают силу. Она остаётся действующим документом», — подчёркивает Кофанов.

Кому нужно дополнить сведения о работе в первую очередь

В первую очередь нужно обратиться в ПФР сотрудникам с большим стажем, говорит Екатерина Киселёва. Им сложнее восстанавливать данные при утере трудовой, а значит, эти данные надо как можно скорее защитить.

Продублировать записи о работе в электронном виде нужно практически всем сотрудникам, уверен Дмитрий Кофанов. В этом случае неважно, перешли они на электронную трудовую или нет. «Пусть информация о стаже содержится в Пенсионном фонде. Ответственность за её сохранность должна лежать на других людях, а не на вас», — подчёркивает эксперт.

Как работнику получить сведения о его трудовой деятельности?

Работник может обратиться к вам с заявлением с просьбой о предоставлении сведений о его трудовой деятельности. Вы должны их предоставить в течение 3 рабочих дней способом, указанным в заявлении работника: на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии).

Обратите внимание: вы должны предоставить сведения только о работе в вашей организации.

Если сотрудник просит предоставить СТД при увольнении, сделать это нужно в день расторжения трудового договора. Сведения предоставляются по форме СЗИ-ТД.

Сведения вы должны предоставить и в случае обращения уже уволенного работника. На это у вас также есть 3 рабочих дня.

Объясните работникам, что сведения о работе в других организациях они могут получить:

  • в МФЦ;
  • в ПФ РФ;
  • на портале госуслуг.

Эти сведения также предоставляются на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Что будет с бумажными трудовыми книжками?

Если кому-то не хочется лишаться бумажной трудовой книжки – можно не переживать, они останутся. Работодатели продолжают их вести в ряде случаев. Так, в переходном периоде – в 2020 году – вместе с бумажным вариантом весь год придется формировать и электронные сведения.

А вот после 1 января 2021 года бумажные книжки нужно будет вести только на сотрудников, которые до 31 декабря 2020 года напишут об этом заявления. Тем, кто не напишет такое заявление, выдайте их трудовые книжки на руки, а книжки тех, кто написал, храните и заполняйте в том же порядке, что и раньше.

При этом электронные книжки будут вестись всегда, а отказаться от бумажной трудовой работник сможет в любое время.

Как в течение 2020 года, так и позднее у лиц, поступающих на работу и предоставляющих при поступлении бумажные трудовые книжки, принимайте их и ведите дальше.

Лицам, которые начнут работать впервые в 2021 году или позднее, трудовые книжки оформляются только в электронном виде.

Те работники, у кого бумажной книжки при приеме на работу уже нет, должны предоставить вам сведения по форме СЗИ-ТД.

Преимущества электронной трудовой книжки

Среди главных плюсов новой системы учета стажа чиновники называют невозможность потерять документ, а вместе с ним и все сведения о стаже. Работника избавляют от лишних бумаг, а работодателя от бумажной работы. Кроме того, отпадает необходимость предоставлять сведения о стаже работы в заинтересованные в таких сведениях органы, они сами смогут получить нужную информацию. На этом преимущества электронных трудовых исчерпаны, и можно перейти к их недостаткам.

Недостатки электронных трудовых книжек

Недостатков у новых цифровых технологий хватает. Главный из них — отсутствие уверенности в 100% безопасности информации. Мы то и дело читаем новости об утечках баз данных пользователей даже в банках. А недавно хакеры смогли получить доступ к базе данных пользователей системы госуслуг целого региона. На продажу были выставлены полные личные данные — адреса, ИНН, СНИЛС, сведения о банковских картах. Примечательно, что утечка была обнаружена и перекрыта только после появления в интернете самих баз данных граждан, а не в момент их похищения. Между этими двумя событиями прошло больше двух недель. Где гарантии, что подобное не произойдет с электронными трудовыми книжками?

Еще одна опасность, вытекающая из первой — риск утраты информации. На серверах системы может произойти сбой, возникнуть ошибка, в результате которой сведения обо всем стаже человека или о его определенном периоде пропадут. Придет время оформлять пенсию, а 10 лет стажа как не бывало.

Как посмотреть ЭТК, если нет учетной записи на Госуслугах

Для тех, кто не зарегистрирован на Госуслугах или по техническим причинам не может получить выписку онлайн, рассказываем, где можно посмотреть электронную трудовую книжку в этом случае.

Можно получить бумажную выписку из ЭТК в ПФР или МФЦ. Для этого придется посетить ближайшее отделение ПФР или МФЦ, обращаться по месту регистрации не нужно. Порядок выдачи сведений из ЭТК утвержден постановлением Правления ПФР от 21.01.2020 № 46па.

Запрос можно подать лично или через законного представителя. Для этого понадобится паспорт и заявление, бланк которого можно скачать по ссылке в начале статьи. Если запрос подает представитель, дополнительно потребуются его паспорт и документ, подтверждающий его полномочия. ПФР выдаст ответ сразу. Забрать выписку из МФЦ можно через несколько дней.

Итоги

Таким образом, работники, которые передали заявление о переходе на электронные трудовые книжки, вправе получить сведения из нее на бумажном носителе у работодателя или в МФЦ, а также в электронном виде с использованием портала Госуслуги или личного кабинета гражданина в ПФР. Самый удобный способ получения выписки – использование портала Госуслуги. У работодателя можно оформить выписку только в отношении текущего места работы.

Источники
  • https://pfrf-kabinet.ru/faq/chto-takoe-elektronnaya-trudovaya-knizhka.html
  • https://pfr.gov.ru/branches/hmao/news/~2020/08/18/210884
  • https://buhguru.com/kadrovaya-rabota/elektronnaya-trudovaya-knizhka-kak-ona-vyglyadit.html
  • https://astral.ru/articles/kadry/14557/
  • https://nalog-nalog.ru/trudovye_knizhki/elektronnye_trudovye_knizhki_vse_za_i_protiv/
  • https://zakonguru.com/trudovoe/trudovaya/elektronnay.html
  • https://zen.yandex.ru/media/hrman/gde-posmotret-svoiu-elektronnuiu-trudovuiu-knijku-5ea9a17749c15f1ece86ea19
  • https://timeweb.com/ru/community/articles/elektronnaya-trudovaya-knizhka-chto-eto-takoe-i-kak-ee-zavesti
  • https://buhguru.com/kadrovaya-rabota/elektronnye-trudovye-knizhki-2020.html
  • https://www.Sravni.ru/text/[year]/3/2/vse-dannye-iz-trudovoj-knizhki-razreshili-perevesti-v-ehlektronnyj-vid-komu-i-zachem-ehto-nuzhno-sdelat/
  • https://www.audit-it.ru/articles/personnel/a110/1004251.html
  • https://zen.yandex.ru/media/prsvt_ru/trudovaia-knijka-elektronnaia-ili-bumajnaia-5e11f7535fd55f00ae37f27a
  • https://www.klerk.ru/buh/articles/502802/
1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 звезд
Пока оценок нет
Загрузка...
Понравилась статья? Поделиться с друзьями: